リモートワークでやった方がいいこと/やらない方がいいこと10点

2020年3月19日OTHER,リモートワーク,働き方

ここ最近、働き方改革や新型コロナウィルスなどの影響でリモートワーク(在宅勤務・テレワーク)が推奨され実際に行っている企業なども多いと思います。

筆者も一ヶ月ほど前から完全にリモートワークとなり、実際にリモートワークを行っている最中に色々「これはやったほうがいいな」とか「これはやらないほうがいいな」とか気が付いたのでそれをこの記事にまとめておきます。

この記事が今リモートワークを行っている方/企業、もしくはこれからリモートワークを行おうと考えている方/企業のためになれば幸いです。

 

 

やった方がいいこと

コミュニケーションツールの活用

リモートワークでメンバー同士のコミュニケーションを円滑に行うにはメールでは事足りません。

メールよりも簡易的なコミュニケーションが取りやすい以下のようなチャットツールを使った方がいいです。

個人的にはSlackがやっぱり一番良いです。DiscordはSlack相当の機能がほとんどありますが、一部の企業からはゲーマー向けというだけで敬遠されてます。

ただ、チャットツールを使うときは以下のことを留意した方がいいです。

  • チャット内でメールでよく使うような「お世話になっております」とかから始まる長い前置きはやめましょう。
  • ユーザー名は簡易的な英語のニックネームなどが良いです。(メンションを飛ばすのに @山田太郎 とかかくのはしんどい @taro なら一瞬)
  • 敬語や文法にあまりこだわり過ぎない
  • 情報の投稿やファイルの添付による機密漏えいに注意をする (プライベートチャンネルや権限をうまく使う)
  • 基本人に何か聞くときは@をつけてメンションをする (メンション以外は流されるものと思った方がいい)

また、仕事と直接は関係ないチャンネルもある程度作った方がいいです。#ご飯共有 や #雑談チャンネル など

 

 

タスク管理ツールを導入する

これはもはや必須と言ってもいいと思いますが、どのような作業をいつまでにやるかと言ったものを管理する「タスク管理ツール」はリモートワークに必須と言って良いと思います。(プロジェクト管理ツールとも呼ばれます)

タスク管理ツールでは作業内容をタスクという単位に分割し、それぞれに期限や担当者などをつけプロジェクトを円滑に進めることができます。代表的なものとして以下のようなものがあります。

他にも色々ありますが、個人的にはWrikeが一番使いやすいと感じます。

自分のタスクはもちろんですが、人にやってほしい作業があればタスク管理ツール内で他の人にタスクを振ってチャットツールで「やってください」とお願いするなど、他のツールと組み合わせると最強です!

また、チャットツールにタスクの状況とかを投稿する連携機能などもあるのでそれも組み合わせるのがおすすめです。

 

 

ビデオ会議の環境を整える

筆者(FL1NE)のビデオ会議環境ではカメラでGoProを使用しています。(それも複数)

快適なビデオ会議を実現するには様々な手法があります。

ビデオ会議にマイナス印象を受ける人はだいたい他の参加者か自分自身の機材とかがよくなく、それで悪印象を持ってるのだと思います。

可能であれば、参加者全員が同一の環境を持っていると最高です。

以下の機材がおすすめです。

 

Webカメラ

 

マイク

 

マイクじゃなくてヘッドセットでもOKです

可能であれば可能な限り良い機材を使うのがベストですね。

 

また、Amazonがテレワーク・在宅勤務特集というのを組んでいるので機材でお悩みの方はそちらもぜひ!

 

 

ちなみに筆者(@FL1NE)の環境だとこんな感じの構成になっています。

今のところ配信環境と同じ環境でビデオ会議に参加しているので環境としてはこの上ない状態かと思ってはいます…

(次はコンデンサーマイクを設置するかな…)

 

ちなみにビデオ会議のソフトにも色々あります。

個人的にはビデオ会議用途だとZoomが一番おすすめです。

 

 

作業するために最高の環境と場所を確保する

これは一番重要な内容だと思います。

自分が一番快適に作業できる環境を作るということと仕事をする所定の場所を作るのがおすすめです。

筆者はディスプレイのマシンが増えれば増えるほど効率が上がるタイプなのでこんな構成になりました。

 

ちなみに椅子! 椅子はまじで気を使った方がいいです。

適当な椅子でオフィスと同じように長時間作業をしていると腰を悪くしたりと身体に悪影響を及ぼします。

一番椅子に気を使った方がいいです。

 

机とかに興味がある方はぜひ以下の記事も読んでみてください。

 

 

適度な休憩と外出

どうしても自宅に快適な環境があってそこで仕事をしていると動かずに作業をし続けてしまいます。

健康のためにも適度な休憩や椅子を立って歩いた方がいいです。

また、昼休憩などはしっかりとりましょう。

 

新型コロナウィルスの関係であまり外出は勧められませんが、可能である限り散歩などを行った方が良いです。

あと、身だしなみとか適当になりがちなので定期的に身だしなみを整える日を設けた方がいいです… (ヒゲとかボサボサになる…)

 

 

やらない方がいいこと

メンバーの作業状態を逐一チェックすること

これは完全にチェックするなとはもちろん言いません。(そんなことしたら会社崩壊する)

ただ高頻度に確認をしても、せっかく集中ムードに入っていた人のモチベーションを削ぐだけになります。

なのであまりにもチャットツールなどへの投稿がないときくらいにとどめておいた方が無難です。

「サボってるかもしれないから確認したい」?そういう考えになる時点でタスクの振り方が間違ってると思います。次の項を読んでください。

 

 

期限ややることが明確でないタスクを振る & タスク管理の時間を割かない

これが一番リモートワークが失敗する理由 & そもそも普段からやるべきなことです。

作業を実行に移す前に作業内容を大雑把なタスクとして作成し、優先順位や期限などを先にある程度決めておいたほうがいいです。

これは何も完璧に厳密なスケジュールを組めと言っているのではなく、大雑把でもいいので必ずやる習慣をつけましょう。

このタスク管理に忙しいからと言って時間を割かないのは割と最悪です、タスクが明確にならないことで本来やるべきことが後ろへ後ろへズルズルとずれてしまいます。

また、あなたが他のメンバーへタスクを振る側の場合、期間ややることが明確じゃない「~を適当にやっといて」は絶対やめましょう。結果としてやることが明確でないので、他のことにすぐ気を取られたりメンバーがサボる要因となります。

そして一個前の項で「サボってるかもしれない」からと言ってちょくちょく確認するのはよくないと言っていたのは、正しく期限が設定されたタスクを振っていれば「そこまでにやらないといけない」という考えになるので自分のペースで仕事ができます。遊びつつ作業をしてあとで期限前に一気にこなすもいいし、先にタスクを消化しきって遊ぶもいいと思います。

ただ、タスクやらない人がいたのであればそれはその人が悪いので出社させるなりなんなりすればいいと思います。

逆に振られたタスクが明らかに普段の業務時間で終わる量じゃなかった場合、文句言ったほうがいいです。

大切なのはタスク管理とメンバーを信用することですね。 (これはリモートに限った話じゃない)

 

 

TwitterなどのSNSやYouTubeなどを見過ぎること

タスク管理をしっかりしていればサボったり遊んだりすることがないなんてことはないです、その上周りの視線とかがなくなるのでTwitterやYouTubeとかを際限なく見てしまう人がいると思います。

別にいいのですが、一個前の項で話したようにちゃんとタスク管理されている場合、結果として自分の首をしめることとなります。

ちゃんと節度を守って息抜きをしましょう。

 

 

仕事をし過ぎること

リモートワークで終電や通勤から解放され終電なども考える必要がありません、その上周りに人もいないのでつい作業をしすぎてしまうということが起こり得ます。

定期的に時計を確認するなどをして仕事をし過ぎないようにしましょう。

(過労による体調不良を防ぐため)

 

 

人と全く会話しない or 部屋が無音

これも意識しないと起こり得ます。

全く言葉を発することなく、なおかつ人と顔を合わせたりすることも少なくなるとコミュニケーションになんかしらの問題が発生し始めます。

普段から友達と電話やらDiscordやらで会話をしたりしているのであれば問題ないとは思いますが、そうでない場合は要注意です。

大体の会社の場合、週例や定例のミーティングなどがある場合がほとんどだと思われるので、その際にビデオ会議などをすればそこまで問題にならないかと思います。

また、部屋が永遠と無音だと孤独感が強いのでニュースや音楽・ラジオなどを流しっぱなしにしておくのが良いです。

個人的にはBBC Radio 1がおすすめです。アレクサなどのスマートスピーカーに「ビービーシーラジオいちをかけて」と言えばだいたい流せる他、スマホアプリでも聞けます。

 

 

まとめ

まず、記事を全部読んでいただきありがとうございました。リモートワークや働き方改革の普及や理解に少しでも貢献できれば幸いです。

この記事には筆者(@FL1NE)の主観がたくさん含まれているため「学術的にどうなんだ!」とか「そう言った論文あるんですか?」とか言われると困るのですが、自分はこの記事に書かれていることを実際に行うことで今ところモチベーションも効率も普段オフィスで働くよりも高い状態で働けています。

ただ、リモートワークには向き不向きが結構あります。「リモートワークしたい!!」と言いまくってた人が実際にリモートワークになると数日で「会社行きたい…」となっているケースも結構見かけているので、決して「全てを解決する銀の弾などではない」ということをお忘れなく…

この記事はここまでです、よろしければぜひ他の記事も読んでみてください。

ではでは

 

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